Custom App vs. SaaS: Wann sich Eigenentwicklung 2026 wirklich lohnt
Die Frage ist nicht "Custom oder SaaS?" — sondern "Wo verdient Ihr Geschäft seine Marge?" Wenn die Marge an Ihrer Eigenheit hängt, kostet Standard-Software langfristig mehr als Eigenbau.
Das 4-Fragen-Framework
Bevor wir in Use Cases gehen, hier der Entscheidungsfilter, den wir mit jedem Mittelstands-Kunden durchgehen:
1. Differenzierung
Ist der Prozess Ihr USP — oder Standard, den jeder Wettbewerber auch macht?
2. Integration
Müssen ≥3 Systeme nahtlos zusammenarbeiten (ERP, CRM, Custom-Datenbank)?
3. Volumen
Lohnt sich die SaaS-Per-Seat-Lizenz bei Ihrer Nutzerzahl noch?
4. Datenkontrolle
Müssen die Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben (DSGVO, IP, Compliance)?
Faustregel: 3+ Ja-Antworten → Custom. 0-1 → SaaS. 2 → Hybrid (Custom-Layer auf SaaS).
Die unten genannten Zahlen sind Schätzungen aus realen Projekten und dienen der Orientierung. Tatsächlicher Aufwand hängt vom konkreten Scope ab — verbindliche Preise erhalten Sie nach einem Discovery Call. Unsere offiziellen Tier-Preise stehen auf der Preise-Seite.
Fall 1: Wann SaaS reicht
Kunde: B2B-Dienstleister, 18 Mitarbeiter, klassischer Sales-Funnel.
/ Nutzer / Monat
Setup
Custom-Code
Setup: HubSpot Starter + Make.com für 4 spezifische Workflows. Wir haben die Workflows konfiguriert, das System geht weiter ohne uns.
Lektion: Standard-Sales-Prozesse sind ein gelöstes Problem. Wer hier Custom baut, verbrennt Geld.
Fall 2: Wann Custom gewinnt
Kunde: Maschinenbau-Hersteller, 80 Mitarbeiter, Konfigurator für Sonderbauten.
EUR Build
Bis Live
EUR Year 1 ROI
Problem: Bestehende SaaS-CPQ-Tools können die 2.000+ Konfigurationsregeln des Kunden nicht abbilden. Workarounds = doppelte Pflege = Fehler in Angeboten.
Lösung: Next.js + Postgres + interne Engine. Konfigurator generiert Angebot, BOM, Zeichnung und CAD-Export in einem Schritt. Direkt an SAP angebunden.
Outcome: Angebotszeit von 6 Stunden auf 12 Minuten. ROI Jahr 1: 4x Build-Kosten.
Fall 3: Wenn Hybrid die Antwort ist
Kunde: E-Commerce, 30 Mitarbeiter, Multi-Channel mit Custom-Pricing.
Standard-Layer
EUR Custom-Layer
Marktplätze sync
Setup: Shopify als Frontend + Custom-Pricing-Engine + Sync-Layer für Amazon, Otto und Manomano. Wir bauen nur die Custom-Schicht; Shopify bleibt unverändert.
Lektion: Hybrid kostet 1/3 von Full-Custom und gewinnt 80% der Custom-Vorteile.
Die versteckten Kosten von SaaS bei Wachstum
Per-Seat-Lizenzen bei 50+ Nutzern werden teurer als ein Custom-Build innerhalb 2 Jahren. Rechnen Sie 3-Jahres-TCO, nicht Monats-Lizenz.
Ein häufig übersehener Punkt: SaaS-Anbieter erhöhen die Preise jährlich um 10-20%. Bei 50 Nutzern × 50 EUR × 12 Monate = 30k/Jahr → in 3 Jahren leicht 100k+ — ohne dass Sie irgendwas besitzen.
Die versteckten Kosten von Custom
Custom ist nicht gratis nach Launch:
Hosting & Monitoring
Vercel, Database, Logs, Error Tracking: 100-400 EUR / Monat je nach Größe.
Sicherheits-Updates
Dependencies altern. 1-2 Tage pro Quartal müssen budgetiert sein.
Feature-Wünsche
Custom heißt: Sie sind der einzige, der entscheidet. Auch der einzige, der baut.
Wann beauftragen Sie wen?
SaaS: Kaufen → konfigurieren → benutzen.
Custom: Strategiephase mit Dienstleister (uns) → 4-12 Wochen Build → Hosting & Wartung (mit oder ohne uns).
Hybrid: SaaS-Lizenz beim Anbieter → Custom-Layer von Dienstleister.
Was wir nicht machen
Wir bauen kein Custom-CRM, kein Custom-Buchhaltungs-System, keinen Custom-Helpdesk. Diese Probleme sind gelöst. Wir bauen, wo Standard versagt: spezifische Konfiguratoren, interne Workflow-Tools, KI-gestützte Pipelines.
Nächster Schritt
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Use Case in Custom-Territorium fällt — buchen Sie einen 30-Minuten-Discovery-Call. Wir gehen die 4 Fragen mit Ihren echten Zahlen durch.